Smarta redovisningsrutiner för ett bättre klimatbokslut i affärssystemet

Guide till hur du kan anpassa dina redovisningsrutiner för ett mer exakt klimatbokslut

Introduktion

Klimatrapporteringsverktyget beräknar utsläpp automatiskt utifrån bokföringsdata (utgiftsmetoden). För högre noggrannhet kan du lägga in aktivitetsdata, som förbrukning av energi och bränsle.

Den här guiden ger dig bästa praxis för att bokföra så exakt som möjligt. Den tar upp användningen av huvudbokskonton och SAF-T-ID, hur konton kopplas till GHG-protokollet (Scope 1, 2 och 3), och särskilda hänsyn som moms, periodisering och leasing.

Så fungerar klimatrapporteringsverktyget i praktiken

Verktyget kopplas till bokföringen genom att mappa huvudbokskontona mot SAF-T-ID:n. Varje SAF-T-ID avgör vilken utsläppsfaktor som används på transaktionerna.

För att komma igång behöver du bara aktivera SAF-T-ID i affärssystemet. Då kopplas det automatiskt till dina huvudbokskonton. Vissa konton kopplas 1:1 till ett SAF-T-ID, andra slås ihop.

Exempel: Om ett företag köper bränsle måste det bokföras på ett huvudbokskonto vars SAF-T-ID är mappat till Scope 1-utsläpp, så att rätt utsläppsfaktor används.

Grundprinciper för goda redovisningsrutiner

Att bokföra med ett bra klimatbokslut i åtanke blir för många ett nytt perspektiv på redovisningen. För att säkerställa ett detaljerat och tillförlitligt klimatbokslut rekommenderar vi följande principer när du sköter den finansiella redovisningen:

Bokför konsekvent varje månad för att få jämförbara data över tid.
Fördela transaktionerna på flera konton för att få mer detaljerade utsläppsdata.
Bokför fysiska tillgångar med olika energikällor separat för mer exakta beräkningar.
Undvik allmänna konton som "Övrigt", eftersom de ger sämre noggrannhet.
Bokför leasingkostnader och finansiell leasing som tillgångar, så att de kan tas med i Scope 3-rapporteringen.

Genom att följa dessa principer får du bättre överblick över företagets utsläpp och lägger grunden för framtida förbättringar.

Så fördelas utsläppen i klimatbokslutet

Greenhouse Gas Protocol (GHG-protokollet) är det mest använda ramverket för att definiera vilka utsläpp som ska rapporteras var i klimatbokslutet, i linje med EU:s krav (CSRD/VSME).

För att säkerställa att utsläppen hamnar i rätt kategori har vi samlat några praktiska rekommendationer här:

Tillgångar och inventarier

Att aktivera tillgångar ger ett bättre underlag för utsläppsberäkningar. Den här funktionaliteten kommer under 2025, och vi rekommenderar att du etablerar goda redovisningsrutiner redan nu:

Registrera tillgångar separat: Utrustning och anläggningstillgångar som använder olika bränsle- eller elkällor bör registreras som separata tillgångar. Det ger mer exakta beräkningar, eftersom två fordon för 800 000 kr ger högre utsläpp än ett fordon för samma belopp.
Koppla energidata till tillgången: Om varje tillgång registreras för sig kan energimätare eller bränslekonton senare kopplas till den specifika tillgången, så att energianvändningen automatiskt bokförs på rätt tillgång och i rätt scope.
Behåll tillgångar efter nedskrivning: Då kan energiförbrukningen fortfarande kopplas till rätt tillgång utan manuellt arbete.
Aktivera leasing: Leasade tillgångar som är viktiga för verksamheten bör aktiveras. Det gör det möjligt att rapportera i Scope 3, kategori 8: Uppströms leasade tillgångar – och ger mer exakta Scope 3-siffror.
Registrera uthyrning: Tillgångar som ni hyr ut bör också aktiveras. Då kan utsläppen rapporteras i Scope 3, kategori 13: Nedströms leasade tillgångar.

Bränsle och energianvändning (Scope 1 och 2 – direkta utsläpp från företaget)

Inköp av bränsle och energi ger direkta växthusgasutsläpp. Om dessa poster är låga eller noll beror det ofta på att kostnaderna döljs i andra konton. För korrekt rapportering bör sådana utgifter brytas ut och bokföras rätt – då får de rätt utsläppsfaktor och hamnar i rätt utsläppskategori (Scope 1 eller 2). Det gör det också lättare att undvika dubbelräkning när ni lägger in förbrukningsdata eller kopplar in integrationer som körjournal och elmätare.

Produktion (energi, bränsle, kyla och värme) Bryt ut all förbrukning som rör produktion i egna eller leasade byggnader och egen eller leasad utrustning. Bokför köldmedier på ett eget konto – det stöds snart i verktyget.
Fordon (bränsle och el) Bokför allt bränsle och all el som används till egna fordon separat. Bryt ut bränsle från anställdas resor där det är praktiskt möjligt.
El och värme Använd egna konton för el och värme. Om du är hyresgäst, be om separata energiunderlag – då kan förbrukningen bokföras rätt och ingå i Scope 2-utsläppen.

Varor, tjänster, transport och anställdas resor (Scope 3 – indirekta utsläpp från företagets leverantörskedja)

Scope 3 är indirekta utsläpp från företagets leverantörskedja, och det är frivilligt för små och medelstora företag att rapportera dem. Men det är ofta här de största utsläppen finns för många – och de största möjligheterna till förbättring. Om ni vill arbeta med era Scope 3-utsläpp rekommenderar vi att ni bryter ut så mycket detaljer som möjligt i bokföringen inom varje utsläppskategori:

Inköp av råvaror Bokför endast själva råvarorna. Frakt och transport ska bokföras separat (se nedan).
Råvarukontot har i dag en genomsnittlig utsläppsfaktor, men vi arbetar på att erbjuda branschspecifika faktorer baserade på NACE-kod.
Frakt av sålda varor Bokför transport och frakt av råvaror och produkter separat. Det ger överblick över utsläppen från transporter (Scope 3, kategori 4).
Inköp av varor och tjänster Använd relevanta konton för att skilja olika typer av inköp åt. Undvik "övrigt"-konton. Fler detaljer ger bättre underlag och mer exakta utsläppsberäkningar.
Anställdas resor Bokför anställdas resor för sig – då kan ni mäta effekten av åtgärder över tid. Det ger också en tydligare bild av inköpta tjänster och gör det lättare att undvika dubbelrapportering när ni börjar använda automatiska datakällor för reseräkningar och utlägg.

Läs mer om kategorierna i GHG-protokollet i den här artikeln.

Kvalitetsgranska dina redovisningsrutiner med vår överskådliga tabell

Översikt över GHG-protokollets kategorier och relevanta huvudbokskonton, mappade mot SAF-T-ID. Ladda ner tabellen (Excel-format) för ditt affärssystem och kvalitetsgranska dina redovisningsrutiner:

Business NXT
Visma.net
Tripletex

Kontakta support@ducky.eco för att få en genomgång om du använder filuppladdning.

Särskilda hänsyn i klimatbokslutet

Moms

Klimatrapporteringsverktyget beräknar utsläpp utifrån transaktioner exklusive moms. Därför ingår inte momskonton i klimatbokslutet.

Periodisering

Genom att periodisera kostnader som ger utsläpp fångas de upp på kostnadskontona, vilket ger en mer exakt bild av när utsläppen sker. Till exempel bör en elfaktura som kommer kvartalsvis periodiseras över varje månad, så att elförbrukningen fördelas över året och återspeglas i klimatbokslutet.

Leasing av tillgångar

Leasade tillgångar, som fordon och maskiner, bör aktiveras som tillgångar i bokföringen. Då fångas de upp i företagets indirekta utsläpp (Scope 3, kategori 8: uppströms leasade tillgångar).

Exempel: Ett företag som leasar elektriska skåpbilar bör aktivera dem i bokföringen för att säkerställa att utsläppen kategoriseras rätt.

Framtida möjligheter – hur förbereder man sig?

Under hela 2025 planeras ny funktionalitet som ökar detaljnivån i data från den finansiella redovisningen, så att du automatiskt får ett bättre klimatbokslut från ditt affärssystem. Därför rekommenderar vi redan nu att du:

Använder tillgängliga etiketter i affärssystemet, ofta kallade kostnadsbärare, ansvarsenheter eller dimensioner, för mer detaljerad kategorisering av transaktioner där det är möjligt. Exempel är kostnadsställen för att dela upp företaget i områden, eller projektredovisning där det går, för att koppla utsläpp till aktiviteter, tjänster eller produkter som ni köper.
Bryter ut energianvändning, bränsle och transportkostnader på relevanta konton för att undvika dubbelräkning. Det är viktigt när ni ersätter bokföringsdata med aktivitetsdata (förbrukade kWh, liter diesel osv.) eller kopplar in externa datakällor som utläggsdata, körjournal eller elmätare.
Aktiverar leasing och fysiska tillgångar redan nu, så att de kan fångas upp automatiskt när funktionen för tillgångar finns tillgänglig.

Sammanfattning – 5 smarta åtgärder du kan göra nu för ett bättre klimatbokslut

✅ Aktivera SAF-T-ID och kontrollera att ID:t har 4 siffror.
✅ Bokför transaktioner på relevanta konton för att öka noggrannheten i utsläppskategoriseringen.
✅ Bryt ut energianvändning, bränsle och transport från andra kostnader.
✅ Förbered dig för nya funktioner under 2025 genom att etablera goda rutiner redan nu.
✅ Använd ansvarsenheter och dimensioner i affärssystemet för mer detaljerad rapportering.

Genom att genomföra dessa åtgärder ser ni till att klimatbokslutet blir både mer exakt och mer värdefullt som beslutsunderlag.

Har du frågor? Kontakta support@ducky.eco för vägledning! 😊