Scope 3.6: Affärsresor
Lär dig hur Greenhouse Gas Protocol (GHG-protokollet) definierar Scope 3.6-utsläpp, hur protokollet rekommenderar att de beräknas och hur de faktiskt beräknas i Klimatrapportering
Hur definieras Scope 3.6-utsläpp i GHG-protokollet?
Scope 3.6 omfattar indirekta utsläpp från anställdas resor i tjänsten med fordon som ägs eller drivs av tredje part och inte av den rapporterande organisationen. Utsläppen kommer vanligtvis från flyg-, tåg-, buss- och bilresor samt andra transportsätt, och företag kan också ta med utsläpp från hotellövernattningar under tjänsteresor.
Ett rapporterande företags utsläpp från affärsresor omfattar alltså Scope 1- och Scope 2-utsläppen från de berörda transportleverantörerna (till exempel flygbolag). Tabellen nedan visar olika typer av aktiviteter kopplade till anställdas resor och vilket scope i GHG-protokollet var och en ska hänföras till
| Aktivitet | Scope-kategori i GHG-protokollet |
|---|---|
| Utsläpp från transport i fordon som ägs av det rapporterande företaget | Scope 1 (för fordon som förbrukar bränsle) och Scope 2 (för fordon som förbrukar el) |
| Utsläpp från anställdas transporter för affärsrelaterade aktiviteter i fordon som ägs av tredje part | Scope 3.6 (Affärsresor) |
| Utsläpp från anställdas resor till och från arbetet | Scope 3.7 (Pendling för anställda) |
| Utsläpp från leasade fordon som drivs av det rapporterande företaget och som inte ingår i Scope 1 eller Scope 2 | Scope 3.8 (Uppströms leasade tillgångar) |
Hur rekommenderar GHG-protokollet att Scope 3.6-utsläpp beräknas?
Enligt GHG-protokollet bör Scope 3.6-utsläpp beräknas med antingen den bränslebaserade eller den avståndsbaserade metoden (båda är aktivitetsbaserade metoder) när nödvändiga data finns, och den utgiftsbaserade metoden bör bara användas när sådana data inte går att få fram. Alla tre metoderna bygger på samma grundprincip: man samlar in relevanta aktivitetsdata (som bränsleförbrukning, rest sträcka eller spenderade pengar) och tillämpar lämpliga utsläppsfaktorer för att beräkna utsläppen.
- Bränslebaserad metod
- Metoden innebär att fysiska aktivitetsdata (bränsleförbrukning från transportleverantörer) multipliceras med utsläppsfaktorn för det förbrukade bränslet (uttryckt i gram eller kilogram CO2-ekvivalenter per liter/kg bränsle).
- Möjliga aktivitetsdata:
- Mängd förbrukat bränsle av olika slag, ELLER
- Belopp som lagts på olika bränslen tillsammans med deras genomsnittspriser, ELLER
- Rest sträcka med olika fordon tillsammans med deras bränsleeffektivitet
- Möjliga datakällor:
- Sammanställda bränslekvitton
- Inköpsunderlag från transportleverantörer
- Interna system för transport- och utläggshantering
- Utsläppsfaktorer som behövs:
- Utsläppsfaktorer för bränsle, uttryckta i utsläpp per enhet förbrukad energi (t.ex. kg CO2e/liter)
- För elfordon: utsläppsfaktorer för el, uttryckta i utsläpp per enhet förbrukad el (t.ex. kg CO2e/kWh)
- Avståndsbaserad metod
- Metoden innebär att fysiska aktivitetsdata (kilometer per fordonstyp) multipliceras med avståndsbaserade utsläppsfaktorer (uttryckta i gram eller kilogram CO2-ekvivalenter per rest kilometer).
- Den avståndsbaserade metoden är särskilt användbar för organisationer som inte har tillgång till bränsle- eller körsträckeuppgifter från transportföretagen.
- Möjliga aktivitetsdata:
- Total sträcka som de anställda har rest med varje transportsätt
- Eventuellt resländer och specifika fordonstyper som använts
- Möjliga datakällor:
- Automatisk uppföljning av rest sträcka per transportsätt via resebyrå, transportleverantörer och system för utläggshantering
- Avståndskalkylatorer på nätet
- Årliga enkäter/frågeformulär till de anställda
- Samarbete med reseleverantörer för att få fram data
- Utsläppsfaktorer som behövs:
- Utsläppsfaktorer för varje transportsätt, uttryckta i kg CO2e per kilometer eller per personkilometer
- Utgiftsbaserad metod
- Metoden innebär att det belopp som lagts på transport multipliceras med relevant utgiftsbaserad utsläppsfaktor (uttryckt i gram eller kilogram CO2-ekvivalenter per valutaenhet).
- Möjliga aktivitetsdata:
- Belopp som lagts på transport per typ (järnväg, väg, flyg) i lokal valuta
- Möjliga datakällor:
- Bokföringssystem, affärssystem (ERP)
- Räkningar, fakturor
- Utsläppsfaktorer som behövs:
- Utsläppsfaktorer från vagga till grind för transporttypen per ekonomisk värdeenhet (t.ex. kg CO2e/NOK)
- Den utgiftsbaserade metoden har hög osäkerhet och används när fysiska aktivitetsdata saknas. De två andra metoderna rekommenderas för utsläpp från affärsresor.
Hur beräknas Scope 3.6-utsläpp i Klimatrapportering?
I Klimatrapportering beräknas Scope 3.6-utsläpp med antingen den aktivitetsbaserade eller den utgiftsbaserade metoden, beroende på användarens integrationer. När ett system för utläggshantering är integrerat kan detaljerade aktivitetsdata hämtas ut och kombineras med aktivitetsbaserade utsläppsfaktorer för att beräkna CO2-ekvivalenter. Om en sådan integration saknas hämtas i stället resekostnaderna från företagets bokföring och multipliceras med lämpliga utgiftsbaserade utsläppsfaktorer för att beräkna CO2-ekvivalenter.
Vad är ett system för utläggshantering?
Ett system för utläggshantering (EMS) är en programvara som registrerar, godkänner och ersätter anställdas utlägg i tjänsten. Det ersätter manuella processer (papperskvitton, kalkylark, godkännanden via e-post) med ett digitalt arbetsflöde för att registrera utlägg, följa policyer, skicka utlägg för godkännande och synkronisera med ekonomi- eller affärssystemet.
Data från ett EMS är särskilt värdefulla för Scope 3.6, eftersom systemet fångar upp resekvitton, milersättningar, leverantörsnamn, datum, resvägar och transportsätt. Den informationen gör vanliga ekonomiska utläggstransaktioner till fysiska aktivitetsdata som kan kopplas till utsläppsfaktorer. Att integrera ett EMS förbättrar därför kvaliteten på beräkningarna av Scope 3.6-utsläpp avsevärt. Avsnitten nedan beskriver hur Scope 3.6-utsläpp beräknas i appen med och utan en EMS-integration.
Beräkningslogik
Om inget system för utläggshantering (EMS) är integrerat
- Om inget EMS är integrerat använder Klimatrapportering den utgiftsbaserade metoden. Då hämtas finansiella data (dvs. pengar som lagts på affärsresor) från bokföringen.
- De konton där affärsresor bokförs identifieras, och motsvarande belopp summeras per konto och per månad. För BAS är det konton som 5800–5890 (Resekostnader) och 7330–7332 (Bilersättningar).
- Eftersom utsläppsfaktorerna är definierade per transporttyp måste de summerade beloppen fördelas på de olika transportsätten, så att rätt utsläppsfaktorer kan tillämpas.
- Fördelningen bygger på en reseundersökning från norska SSB som redovisar antalet tjänsteresor per transportsätt för ett visst år. Samma fördelning används för svenska företag.
- De totala kostnaderna fördelas på kategorierna flyg, tåg, väg, sjö och hotellövernattningar, och därefter multipliceras varje del med relevant utsläppsfaktor (gram CO₂e per spenderad krona eller krone) och räknas om till kilogram CO₂e-utsläpp.
Om ett system för utläggshantering (EMS) är integrerat
- Om en EMS-integration finns kan systemet få tillgång till betydligt mer detaljerade aktivitetsdata av högre kvalitet. Beroende på vilka fält som finns kan det då använda antingen den avståndsbaserade eller den utgiftsbaserade beräkningsmetoden.
- Alla transaktioner för affärsresor hämtas från EMS:et och lagras, och transaktionernas metadata (som rest sträcka, transportsätt, bränsletyp, plats, spenderat belopp och standardkonto) används som indata i beräkningarna
- Det finns två typer av transaktioner: de med uppgift om rest sträcka och de utan. Båda är användbara, men måste hållas isär eftersom de använder olika beräkningsmetoder.
- För transaktioner med avståndsdata beräknas utsläppen genom att avståndet multipliceras med utsläppsfaktorer uttryckta i gram CO₂e per rest sträcka för varje transportsätt. För transaktioner med enbart beloppsdata beräknas utsläppen genom att det spenderade beloppet multipliceras med utsläppsfaktorer uttryckta i gram CO₂e per valutaenhet för varje transportsätt.
- Varje grupp av transaktioner summeras per månad och per transporttyp. Därefter tillämpas utsläppsfaktorerna på summorna.
- Eftersom inte alla affärsresor fångas upp i EMS:et behövs fortfarande data från bokföringen. Men EMS-transaktioner synkroniseras automatiskt till affärssystemet, så utsläppen får bara beräknas en gång för att undvika dubbelräkning. För att förhindra detta identifieras transaktioner som kommer från EMS:et i affärssystemet och utesluts ur bokföringsdatan, som sedan beräknas på samma sätt som beskrivs i avsnittet ovan (om inget EMS är integrerat).
Hur visas Scope 3.6-utsläpp i Klimatrapportering?
Appen
I appen visas de totala Scope 3.6-utsläppen på instrumentpanelen under kortet Utsläpp per kategori och rapporteras i ton CO2e per år. Mer detaljerade data om Scope 3.6-utsläppen finns under kortet Affärsresor. Utsläppen är indelade i följande kategorier: flygresor, tågresor, vägresor, vägresor (anställds fordon), vattenresor och hotellvistelser (se bilden nedan).
Varje kategori kan också visas som ett detaljerat kort med underkategorier som visar den underliggande datakällan, indata som använts i beräkningarna och de resulterande växthusgasutsläppen. Underkategorierna följer en enhetlig namngivning som anger hur datan har samlats in och beräknats:
- från bokföringskonton
Utgiftsbaserade data som hämtats från huvudbokskonton i affärssystemet. - från fakturor
Utgiftsbaserade data som hämtats från EMS:et. - från resans längd
Avståndsbaserade data som hämtats från EMS:et.
Kortet Flygresor innehåller till exempel följande underkategorier:
- Flygresor - från bokföringskonton
Belopp som hämtats från affärssystemet och använts som indata i beräkningarna, tillsammans med motsvarande CO2e-utsläpp - Flygresor - från fakturor
Belopp som hämtats från EMS:et och använts som indata i beräkningarna, tillsammans med motsvarande CO2e-utsläpp. - Flygresor - från resans längd (< 1500 km)
Flygsträcka som hämtats från EMS:et för resor kortare än 1 500 km, tillsammans med motsvarande CO2e-utsläpp. - Flygresor - från resans längd (1500-4000 km)
Flygsträcka som hämtats från EMS:et för resor mellan 1 500 och 4 000 km, tillsammans med motsvarande CO2e-utsläpp. - Flygresor - från resans längd (> 4000 km)
Flygsträcka som hämtats från EMS:et för resor längre än 4 000 km, tillsammans med motsvarande CO2e-utsläpp.
Kortet Flygresor nedan visar indata (spenderat belopp och rest sträcka i km) till vänster och motsvarande utsläpp (i ton CO2e) till höger.
Rapporten
I rapporten presenteras Scope 3.6-utsläppen per månad på fliken Utsläpp per scope och rapporteras i ton CO2e. Mer detaljerade data om Scope 3.6-utsläppen finns på fliken Affärsresor. Utsläppen presenteras per månad och är indelade i följande kategorier: flygresor, tågresor, vägresor, vägresor (anställds fordon), vattenresor och hotellvistelser.
Fliken Bilaga innehåller ytterligare detaljerad information som stöd för granskning, kvalitetssäkring och regelefterlevnad. I bilagan delas varje kategori för affärsresor in i underkategorier. För varje underkategori anges följande: kategori, beskrivning, datakälla, beräkningsmetod (utgifts- eller aktivitetsbaserad), beräkningens noggrannhet (låg/medel/hög), indataenhet (till exempel NOK eller km), indatavärde som använts i beräkningarna och resulterande växthusgasutsläpp (tCO2e)
Fliken Bilaga ger spårbarhet och dokumentation av de underliggande beräkningarna, vilket är användbart för användare som behöver ett detaljerat revisionsspår för de rapporterade utsläppsdatan.